Immobilier : quelle est la durée de conservation des documents professionnels ?

Parce que votre métier d’agent immobilier, d’administrateur de biens ou de syndic de copropriété implique la gestion de nombreux documents professionnels, découvrez les durées légales de conservation applicables à chacun d’entre eux.

1. Les documents à conserver liés à l’activité de transaction

Au sein d’une agence immobilière, les titulaires de la carte T doivent conserver pendant 10 ans, les documents suivants (selon l’article 86 du Décret n°72-678 du 20 juillet 1972 fixant les conditions d’application de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970) :
• le registre répertoire,
• le carnet de reçus et état spécial de mise en service,
• le registre des mandats,
• les mandats et les conventions de l’article 6 de la loi Hoguet,
• les relevés de compte séquestre et de compte spécial à rubriques,
• la copie des avis prévus aux articles 67 et 68 du décret Hoguet quant à la location saisonnière.

Certains documents doivent être gardés durant 5 années, comme les compromis et les contrats de location ou les dossiers clients (copie des pièces d’identité notamment). Attention toutefois : ce délai commence à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer, dans la limite de 20 années (articles 2224 et 2232 du Code civil).

2. Les documents à conserver pour l’activité de gestion locative

Vous êtes administrateur de biens ? Alors, vous devez conserver un certain nombre de documents relatifs aux propriétaires-bailleurs, mais aussi aux locataires.

Les documents comptables et administratifs en gestion locative

Vous devez absolument conserver pendant 10 ans ces documents (article 86 du Décret n°72-678 du 20 juillet 1972) :
• le livre de caisse,
• les livres de banque,
• le registre des mandats,
• les mandats et les conventions de l’article 6 de la loi Hoguet,
• les relevés de comptes bancaires,
• les copies des documents constatant les redditions de comptes.

Les documents relatifs aux locataires

Concernant vos locataires, vous devez conserver durant 5 ans, dans le délai de 20 ans (articles 2224 et 2232 du Code civil) :
• les quittances non retirées par les locataires en place ou partis,
• les baux et annexes,
• les cautions,
• les courriers,
• les fiches clients LAB-FT ou « fiche KYC ».

Les documents des candidats à la location non retenus

Attention, selon le référentiel sur la gestion locative de la CNIL, qui a remplacé l’article 4 sur la durée de conservation des documents de l’ancienne norme simplifiée n°21 (NS-021) de la CNIL : les documents des candidats à la location non retenus doivent être supprimés dans un délai de trois mois en cas de non-renouvellement de la demande. En effet, les papiers ne peuvent être conservés que si la demande de location a abouti.

3. Documents de copropriété : quelles archives conserver pour un syndic ?

Le syndic de copropriété doit conserver tous les documents nécessaires au bon fonctionnement de l’immeuble aussi longtemps qu’il exerce sa mission (article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965) :
• le contrat de syndic de copropriété,
• les comptes individuels des copropriétaires (doubles),
• les décomptes de charges des immeubles gérés,
• les notifications de vente des notaires,
• le règlement de copropriété,
• l’état descriptif de division,
• les procès-verbaux des différentes assemblées générales (AG),
• le carnet d’entretien de la copropriété,
• les diagnostics techniques,
• les plans,
• les contrats d’assurances de l’immeuble,
• les décisions de justice relatives à l’immeuble et au syndicat des copropriétaires,
• les conventions relatives aux droits accessoires aux parties communes,
• les contrats de maintenance des équipements des parties communes,
• les contrats de travail des préposés au syndicat des copropriétaires (exemple : gardien, concierge, etc.),
• les documents d’urbanisme,
• la fiche cadastrale,
• les correspondances,
• la fiche hypothécaire générale de l’immeuble, etc.

Tous ces documents doivent être transmis au successeur en cas de changement de syndic de l’immeuble.

L’article 33 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967, pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, précise par ailleurs que « la conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic ».

Les pièces comptables du syndicat des copropriétaires

Selon le Décret n°2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires, les pièces justificatives et documents servant de base aux écritures comptables sont soumis à une conservation de 10 ans. Ces documents doivent être des originaux. Ils doivent mentionner les références du syndicat des copropriétaires.

Conservation et archivage des papiers : une vigilance de tous les instants

Vous l’avez constaté, il n’existe pas une durée unique de conservation pour tous vos documents ! En tant que professionnel de l’immobilier, vous devez tenir compte à la fois des règles de conservation générale et des obligations inhérentes à votre activité de transaction, de gestion locative ou de syndic.

Enfin, la durée de conservation de vos documents doit aussi être conciliée avec les règles du RGPD concernant les données personnelles que vous traitez quotidiennement.

Tableau récapitulatif : combien de temps conserver les documents professionnels dans l’immobilier ? 

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En résumé

Combien de temps faut-il garder les documents comptables et administratifs ?

L’article L.123-22 du Code du commerce indique que « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans. »

Quelle est la durée de conservation des documents professionnels ?

La durée de conservation des documents professionnels dépend des obligations légales applicables à l’entreprise, ainsi qu’à la nature du document. Ainsi, les papiers comptables et bancaires doivent être conservés pendant 10 ans, les factures (eau, électricité, etc.) pendant 5 ans, etc.

Quels sont les documents à garder 10 ans ?

Les documents à garder 10 ans sont :
• les livres et registres comptables (livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc.) à partir de la clôture de l’exercice,
• les pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client, facture fournisseur, etc.) à partir de la clôture de l’exercice,
• les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe, etc.) à partir de la clôture de l’exercice,
• les contrats conclus par voie électronique avec un consommateur (à partir de 120 euros) à partir de la livraison ou de la prestation.

Combien de temps conserver les relevés bancaires professionnels ?

Pour toutes les entreprises, les relevés bancaires et talons de chèques doivent être conservés pendant 10 ans, à compter de la clôture de l’exercice comptable.

Quels documents doit-on garder 30 ans en entreprise ?

Les entreprises doivent conserver pendant 30 ans certains documents relatifs aux biens immobiliers, notamment les actes et contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers. Cette durée est notamment liée à la prescription des actions réelles immobilières, qui court à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer.