Régularisation des charges locatives : tout ce qu’il faut savoir

Vous êtes propriétaire-bailleur et ne savez pas comment fonctionne la régularisation des charges locatives ? Délai, liste des charges récupérables, paiement… Découvrez tout ce qu’il faut savoir à ce sujet !

Quelle est la liste des charges locatives récupérables ?

Que ce soit pour un logement vide ou pour un logement meublé, la liste des charges locatives récupérables auprès du locataire est la même. Elle a été fixée par le Décret n°87-713 du 26 août 1987 et concerne :
1. Les dépenses liées aux ascenseurs et aux monte-charges : l’électricité, l’exploitation de l’appareil, la fourniture de produits ou de petit matériel pour l’entretien, les petites réparations de la cabine. Attention : le contrôle technique de l’ascenseur, qui doit être réalisé tous les 5 ans, ne fait pas partie des charges récupérables auprès du locataire !
2. Les dépenses liées à l’eau ou au chauffage collectif : l’eau froide et l’eau chaude de l’ensemble des occupants, l’eau nécessaire à l’entretien courant des parties communes (y compris la station d’épuration) et des espaces extérieurs, les produits nécessaires à l’exploitation, à l’entretien et au traitement de l’eau, la réparation des fuites sur les joints, la fourniture d’énergie peu importe sa nature, l’exploitation des compteurs individuels et généraux, l’entretien des épurateurs de fumée.
3. Les dépenses liées aux installations individuelles : le chauffage et la production d’eau chaude, la distribution d’eau dans les parties privatives (le dépannage, le contrôle des raccordements, le réglage de débit et de températures, le remplacement des joints cloches des chasses d’eau). Pour rappel, l’électricité utilisée par le locataire dans le logement loué est entièrement à sa charge.
4. Les dépenses liées aux parties communes intérieures de l’immeuble : l’électricité, les frais de personnel d’entretien, la fourniture des produits d’entretien, l’entretien des tapis, des vide-ordures et de la minuterie, la réparation des appareils d’entretien de propreté (aspirateur par exemple).
5. Les dépenses liées aux espaces extérieurs : les voies de circulation, les abords des espaces verts, les aires de stationnement, les équipements de jeux pour les enfants.
6. Les dépenses liées aux redevances et aux taxes : la taxe de balayage, la redevance d’assainissement, la taxe ou la redevance d’enlèvement des ordures ménagères.
7. Les dépenses liées au personnel d’entretien : la rémunération (salaire brut) du gardien, du concierge ou de l’employé de l’immeuble, ainsi que les charges sociales et fiscales. Attention, le montant des charges récupérables dépend des missions assurées par le gardien ou le concierge. Concernant l’employé d’immeuble, si ses missions sont uniquement l’entretien des parties communes et la sortie des poubelles, alors dans ce cas, les dépenses sont entièrement à la charge du locataire !

Régularisation de charges locatives en HLM

Dans les logements HLM, la liste des charges récupérables liées aux taxes et aux redevances peut être complétée par un accord collectif.

Charges locatives : comment a lieu le paiement ?

Le paiement des charges locatives dépend du bail d’habitation :
1. Pour un bail logement vide : le paiement des charges se fait par provisions, avec une régularisation annuelle.
2. Pour un bail logement meublé : soit par provisions, soit au forfait.
3. Pour un bail mobilité : au forfait (c’est-à-dire versé simultanément avec le loyer).

Comment est fixé le montant des charges locatives ?

Lorsque le paiement des charges se fait par provisions, le montant est fixé sur la base :
• du budget prévisionnel,
• des résultats arrêtés de la précédente régularisation de charges.

Attention : le propriétaire-bailleur ou l’agence immobilière doit justifier le montant des charges locatives récupérées auprès du locataire. En effet, un mois avant d’effectuer la régularisation annuelle, ces derniers doivent transmettre au locataire :
1. Le décompte des charges locatives par type de charges : c’est-à-dire les charges liées à l’électricité, celles liées à l’eau, au chauffage et ainsi de suite.
2. Le mode de répartition des charges entre les logements : lorsque le bien est situé au sein d’une copropriété.

Bon à savoir

Un locataire peut demander à son bailleur ou à son agence immobilière de lui envoyer par e-mail ou par courrier, le récapitulatif des charges. Les documents justificatifs doivent être mis à la disposition du locataire pendant les 6 mois suivant l’envoi du décompte de charges locatives.

Régularisation tardives des charges locatives : quel est le délai de prescription ?

Un propriétaire-bailleur ou une agence immobilière a le droit de réclamer durant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers à un locataire (article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989), quelle qu’en soit la cause : un oubli, une négligence ou l’ignorance.

Attention : si le bailleur n’effectue pas la régularisation des charges avant la fin de l’année civile suivant l’année de leur exigibilité, le locataire peut demander un échelonnement de sa dette sur 12 mois pour éviter des rappels de charges trop conséquents (article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et portant modification de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986).

La régularisation des charges après le départ du locataire en copropriété

Est-il possible de réclamer des charges après le départ du locataire ? La réponse est oui, mais sous certaines conditions.

C’est notamment le cas en copropriété : le relevé annuel de charges est transmis par le syndic chaque année. Or, un locataire peut très bien quitter son logement en cours d’année. Il n’aura alors payé qu’un certain nombre de mois de provision (6 mois s’il rend les clés en juin par exemple).

Le propriétaire-bailleur se retrouve alors confronté à un décalage dans le temps : il ne dispose pas des éléments pour clôturer le compte du locataire sortant. Pour cette raison, le dépôt de garantie peut faire l’objet d’une retenue provisoire limitée, et ce, dans l’attente de l’arrêté annuel des comptes de la copropriété. Selon l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989, le montant maximum de la retenue sur le dépôt de garantie afin de régulariser des charges en copropriété est de 20 % du montant total du dépôt de garantie.

Lorsque le décompte de charges définitif est connu, le bailleur peut restituer cette retenue ou une partie au locataire s’il y a un trop-perçu. La retenue peut aussi couvrir entièrement le solde dû.

La régularisation des charges en faveur du locataire

Si les provisions de charges locatives s’avèrent finalement supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire-bailleur ou l’agence immobilière doit reverser au locataire le trop-perçu.

En résumé

Quel est le délai pour réclamer la régularisation des charges locatives ?

Un propriétaire-bailleur a le droit de réclamer à son locataire le paiement des charges locatives pendant 3 ans, à compter de la date à laquelle les sommes sont dues. Ce délai s’applique aussi dans le cas où le bailleur souhaite récupérer des charges oubliées ou insuffisamment provisionnées.

Comment calculer la régularisation des charges locatives pour un locataire ?

Une régularisation de charges consiste à comparer les provisions versées par le locataire avec le montant réel des charges récupérables sur la période. En effet, si les dépenses réelles sont supérieures aux provisions, le locataire doit alors régler la différence. À l’inverse, s’il a trop payé, le propriétaire-bailleur doit lui restituer la différence.

Quand a lieu la régularisation des charges locatives ?

Lorsque les charges locatives sont payées par provisions, elles font généralement l’objet d’une régularisation annuelle. En effet, un propriétaire-bailleur ou une agence immobilière peut réclamer tout impayé de charges et de loyers durant 3 ans. Pour un bail mobilité, le paiement des charges s’effectue au forfait, simultanément avec le loyer.